1. FileMaker Paradise
  2. 基本編
  3. 重複するレコードはありませんか? Part1

重複するレコードはありませんか? Part1

「重複するレコード」これは、FileMaker Pro(ファイルメーカー)を始めた人がまず当たる壁の一つかもしれません。

一人で使用するソリューション、ソフト、システムであればあまり問題にはなりませんし、そもそもレコードが重複するということはあまりありません。しかし、多人数で使用するようなものの場合、この問題は避けては通れないものです。

重複はさせないのが基本

ファイルメーカーに限らずデータベースを設計するにあたり、重複があると困るテーブルでは重複が生まれないように設計します。

例えば会員を管理するテーブルがあるとします。当然のことながら、この場合有効な会員が重複して登録されていたらまずいわけです。この会員を特定するフィールドとして会員IDというフィールドを作成するとします。よくWebサービス(通販サイト)などで見られますが、メールアドレスや自身で登録したニックネームがこのIDとなる場合が多くあります。

このメールアドレスやニックネームは必ず、すでに登録されていないかがチェックされ、既にある場合変更するように警告されるはずです。ファイルメーカーでも重複してはいけないデータはレコード作成時などにチェックを行う必要があります。

在庫管理システムの例

ここからは在庫管理システムの場合での具体的な重複を避ける設定と、重複してしまった場合のことについてみていきたいと思います。またここではひとまず入庫についてのみ見ていきます。

まず、このシステム・業務の流れです。商品が入庫します。商品には納品書が同梱されていて、この納品書のデータをシステムに入力して、入庫とします。

この場合、重複する可能性があるのは、伝票の二重入力です。通常は、入力後に入力済みなどのスタンプなどを押したりして管理するのであまりないかもしれませんが、伝票がなかったりするケースもあるかもしれません。

何をもって重複なのか

まず、何が同じであれば重複なのかを考えていきます。

例えば、この在庫管理の入庫の場合、同じ商品が一日に複数回入庫することはあり得ます。ということは同じ日に同じものが入力されても、重複とみることはできません。もし、納品書をもとに入力をするのであれば、納品書の番号も入力して、それが重複すれば同じとみることはできます。

納品書をもとに入力しない場合、同じ商品が同じ日に同じ個数入力した場合に警告を出すという方法がいいかもしれません。

同じ商品が同じ日に同じ個数別々に入庫することがある場合でも、上記の警告を出す方法を取り入れるだけで、自ヒューマンエラーは防げるかもしれません。

次回は、実際にファイルメーカーでこの情報をもとに重複を防ぐ方法を見ていきたいと思います。

次の記事(重複するレコードはありませんか? Part2)