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値一覧を上手に使おう(動的に変わる選択肢も)

FileMaker(ファイルメーカー)の実践(Tips) 実践編

値一覧とは

値一覧とは、あらかじめ設定された選択肢から、フィールドにデータを入力するときに使うもので、下記のように入力するときには使用します。

値一覧

このように、値一覧として設定した選択肢から、部署名を選択して入力することができ、入力の省力化につながります。

いろいろな値一覧

「あらかじめ設定され選択肢」から選ぶのが値一覧ですが、そうでないものもあります。

特定のテーブルのフィールドのデータを取得して使うこともできます。

値一覧は、「ファイル」→「管理」→「値一覧」から登録することができますが、ここでは、直接選択肢を登録しておくことも出来ますし、特定のテーブルのフィールドを設定しておくことで、この値一覧の画面を開かなくても、フィールドの内容を変更したり、レコードを追加することで、選択肢を変更することもできます。

最も簡単な、固定の選択肢を登録

値一覧で、固定されたデータ

この画像は、固定のデータを登録しておく方法で、最も簡単な方法です。めったに変更されないものに向いています。例えば、このように部署名は、あまり変更されるようなものではないと思いますので、この方法がいいでしょう。

それなりに頻繁に変更されるもの

上記の画像にて、「フィールドの値を使用」を選択すると、特定のテーブルのフィールドを指定することができます。

値一覧で、フィールドの値を使用

この設定では、部署マスターというテーブルにある部署名というフィールドの値を使用します。このテーブルにある全レコードが選択肢として表示されます。先ほどの固定の選択肢よりかは、頻繁に変更されるものや、「ファイル」→「管理」→「値一覧」を使用せずに値を変更、追加できるので、完全アクセス権のないユーザーでもレイアウトさえ用意しておけば、変更することが可能になります。

動的に変わる選択肢

動的に変更される選択肢というのは、最初の画像で例えますと、部署名を選択すると、その値に応じて、表示される社員名が変わるというような場合です。

動的な値一覧を使ったドロップダウンリスト
自己リレーションシップを使用したドロップダウンリスト

この二つの画像は、動的に社員名のフィールドの選択肢が変化する例です。

部署名に、経理部と入力された場合と、営業部と入力された場合で、変わります。あらかじめ「社員マスター」に部署名、社員名という二つのフィールドに社員を登録しておきます。

リレーションシップマップ

このように、リレーションシップを設定します。「書類マスター」の部分は、見積書、請求書など、社員名を入力したいテーブルと環境に合わせて読み替えてください。

次に、値一覧の設定で、先ほども紹介した「フィールドの値を使用」を選択して、下の画像のように設定します。

リレーションシップを使った動的値一覧

「最初のフィールドの値を使用」には、社員名をあらかじめ入力してあるマスターを設定します。「次のテーブルから関連レコードの値のみ含める」には、社員名を入力したいテーブル(リレーションでつなげたテーブル)を設定します。

こうすることによって、書類マスターの部署名に部署名を入力すると、社員マスターの部署名が同じ社員名だけが表示されるようになります。

インスペクタでの設定

選択肢から入力したいフィールド、この場合は、書類マスターの社員名になりますが、インスペクタにて、このように設定します。

これで、動的に値一覧が変わっていきます。

このように、値一覧は使いこなせれば、非常に便利な機能で、より効率化が図れ、入力ミスも減る便利な機能です。